3 november: LEAN-training met speculaascake.

Ons clubje van secretaresses en managementassistenten (schreef ik al eerder over op 16 juni >>>) kwam vanmorgen bij elkaar voor een mini LEAN-training. Deze training wordt in onze organisatie op verschillende plekken gegeven door Bernard van der Vinne en vanmorgen presenteerde hij speciaal voor onze groep een verkorte versie.
Lean is Engels voor lenig / slank. Hoe kunnen we onze werkprocessen zo inrichten dat er geen tijd en energie verloren gaat aan omslachtige werkwijze’s? Waar kunnen we stappen overslaan? Waar loopt het vast?

… allemaal tegelijk alle legoblokjes sorteren…..

Aan de hand van een spel met lego-blokjes speelden wij vanmorgen met z’n tienen een kleine onderneming na. Iemand was klant, er was een magazijn-medewerkers, inkoper, verkoopmedewerker, chauffeur, tien rollen in totaal. We kregen de opdracht een werkproces na te spelen: we moesten allemaal het werk uitvoeren dat bij onze rol hoorde.
Ik was de afdeling verkoop. De afdeling inkoop bracht mij een order en een inkoopformulier, die moest ik twee keer overschrijven en weer aan de coördinator geven, die het weer doorspeelde aan het magazijn. Daar zat collega Jacquelien haar stinkende best te doen om de goede lego-blokjes bij elkaar te zoeken voor de afdeling productie, maar het liep helemaal spaak. We kregen met elkaar nog niet één order de deur uit. Klant ontevreden, chef boos.

Heerlijke speculaascake!

Het spel bestond uit vier rondes er er gebeurde van alles:
– We gingen met elkaar alle legoblokjes sorteren en stonden elkaar allemaal in de weg.
– Eén iemand probeerde de leiding te nemen en niemand luisterde.
– In de laatste ronde ging de klant zich zelfs met het proces bemoeien; ze was het niet eens met hoe het er aan toe ging!
In de pauze konden we even bijkomen van alle gebeurtenissen; er was koffie/thee en ik had uit Roden een  speculaascake van Bakkerij Van Esch meegenomen. Toppertje!

Het voert te ver om het hele spel op deze website uit de doeken te doen. Dat is ook niet leuk als Bernard ooit nog eens een training gaat geven aan een lezer van mijn blog……!

Bernard voor zijn ‘brown paper’.

We leerden vanmorgen dat je de werkvloer moet betrekken bij het bedenken van het werkproces en  dat je goed moet kijken naar hoe zo’n proces verloopt. Dat kun je doen aan de hand van een Brown Paper Sessie (door een collega ijzerenheinig “Bram Peper-sessie” genoemd). Alle, maar dan ook alle stappen in het proces worden beschreven en in een schema/tijdlijn gezet op een groot vel bruin pakpapier. Wie doet wat, hoe vaak gaat het heen en weer, wat kan er uit?

3 uur was eigenlijk te kort.
We hadden bijvoorbeeld geen tijd voor het doorlichten van onze eigen werkprocessen, het bleef bij algemeenheden. Verder is het natuurlijk fijn als wij ons werk heel LEAN gaan inrichten, maar als de omgeving (lees: managers, behandelaren)  niet meewerken en alles willen blijven controleren, dan schiet het niet zo op.

Hoe liep het af met ons ‘productiebedrijf’?
Aan het begin van het spel vulde ik formulieren in en ik eindigde samen met Yvonne op de afdeling productie: aan een soort lopende band legofiguurtjes in elkaar zetten, daarbij geholpen door de mensen van de afdeling ‘schikken en ordenen’. Konden we goed; we waren een goed team! Verbaast me eigenlijk ook niet.
Als managementassistenten hebben we wel voor heter vuren gestaan………